PÖIDE VALLAVALITSUSE
VALLASEKRETÄRI AMETIJUHEND

Ametikoha nimetus:              vallasekretär
Töö tegemise asukoht:         vallavalitsuse asukoht
Asend struktuuris                  kõrgem ametnik
Ametisse nimetamine            vallavanem
Töö vahetu korraldaja           vallavanem
Kes asendab:                        otsustatakse vallavanema käskkirjaga igal üksikjuhul eraldi
Keda asendab:                      vajadusel teisi kantselei töötajaid
Teenistustähtaeg                   tähtajatu

1. Ametikoha eesmärk
Vallasekretär on valla töö järjepidevust tagav ametnik, kelle teenistus aitab tagada vallakantselei toimimise tulemuslikkus,  koordineerida ning edasi arendada valla elu vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele ja Pöide valla põhimäärusele.

2.Teenistuskohustused
2.1 Juhib ja korraldab vallakantselei tegevust
2.2 Esitab vallavanemale ettepanekuid kantselei struktuuri, funktsioonide ja koosseisu kohta;
2.3 Korraldab ja kontrollib vallavolikogu ja – valitsuse päevakorda planeeritud õigusaktide eelnõude ettevalmistamist
2.4 Tagab vallavolikogu ja – valitsuse õigusaktide ning kantselei muu dokumentatsiooni vastavuse Eesti Vabariigi põhiseadusega ja seadustega ning kooskõla teiste õigustloovate aktidega nii sisu kui vormi poolest, viseerib määruste, otsuste ja korralduste eelnõud ning annab vallavolikogule ja – valitsusele nende seaduslikkuse kohta oma arvamuse;
2.5 Osaleb vallavalitsuse istungite ettevalmistamisel ja korraldab istungite protokollide vormistamist;
2.6 Annab kaasallkirja valitsuse määrustele ja korraldustele;
2.7  Korraldab volikogu ning vallavalitsuse õigusaktide ja töö avalikustamist ning õigustloovate aktide ärakirjade õigeaegse esitamise
2. 8. Korraldab valla õigusaktide täitmise kontrolli;
2.9 Tagab valla poolt sõlmitavate lepingute vastavuse seadustele ja valla huvidele
2.10 Korraldab vallavolikogu ja – valitsuse liikmetele õigusabi andmist
2.11 Esindab valda kohtus erivolitusteta
2.12 Korraldab vallavalitsuse asjaajamist sh  registreerib sissetuleva ja väljamineva posti ja kontrollib kirjadele vastamise tähtaegadest kinnipidamist
2.13 Korraldab vallapitsati, -templite, kirjablankettide ja valla õigusaktide blankettide  kasutamist ning tagab seadusandlusest tulenevate nõuete täitmise nimetatud valdkonnas 
2.14 Teostab notariaaltoimingud vastavalt Eesti Vabariigis kehtivale seadusandlusele
2.15 Suhtleb notaritega, valmistab ette dokumente notariaalseteks tehinguteks
2.16 Vormistab perekonnaseisuakte seaduses ettenähtud korras;
2.17 Tagab nõupidamiste, koosolekute jm organisatsioonilise korralduse
2.18 Korraldab valimiste tehnilise ettevalmistamise ja läbiviimise, allkirjastab valijate nimekirjad;
2.19 Esitab ettepanekud vallavolikogu ja -valitsuse töö efektiivsemaks korraldamiseks ja vajalike muudatuste sisseviimiseks;
2.20 Teeb ettepanekuid valla eelarve koostamisel koolitus- kantselei- ja majanduskulude osas
2.21 Teeb rahvastikuregistris ning Majandus- ja Kommunikatsiooni ministeeriumi registris tehtavaid toiminguid
2.22 Korrastab ja peab valla arhiivi, koostab ja kooskõlastab toimikute nomenklatuuri vastavalt arhiivile esitatud nõuetele
2.23 Juhendab arhiivialast tööd valla allasutustes oma pädevuse piires
2.24 Korraldab vajadusel kantseleitöötajate täienduskoolitusele saatmise;
2.25 Koordineerib oma tööd teiste valla- ja linnasekretäridega;
2.26 Koordineerib ja korraldab statistilist aruandlust tema pädevuse piires;
2.27 Koostab vallaametnike ametijuhendeid
2.28 Korraldab kodanike isikutunnistuste ja passide taotlemisega seotud eeltööd;  
2.29 Annab vallakantselei sisemise töö korraldamiseks käskkirju;
2.30 Täidab muid kohustusi, mis tulenevad Eesti Vabariigi seadusandlikest aktidest, valla põhimäärusest, volikogu otsustest ja määrustest, valitsuse korraldustest ja määrustest ning vallavanema käskkirjadest;
2.31 Korraldab inimeste vastuvõttu vallavalitsuse kui asutuse ametnike poolt
2.32 Koordineerib ja korraldab X-tee andmebaasi kasutamist
2.33 Koordineerib ja korraldab valla veebilehe pidamist
2.34 Tagab kantselei materiaalse baasi arendamise ja korrasoleku

3. Õigused
3.1. Saada vallavalitsuse ametnikelt, volikogu liikmetelt ja valla asutustest informatsiooni, dokumente jms, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks
3.2. Vallasekretärile esitatakse viseerimiseks kõik õigusaktid, munitsipaalettevõtete ja asutuste põhikirjad, kirjad ja lepingud.
3.3. Vallasekretäril on õigus mitte alla kirjutada dokumentidele, kui need ei ole kooskõlas vastavate õigusaktidega.
3.4. Märkida dokumentidele jt projektidele oma eitav seisukoht koos vastavate põhjendustega.
3.5. Vallasekretär vastutab üksnes nende dokumentide eest, mis on talle tutvumiseks esitatud ning ulatuses, millega ta nõus oli.
3.6 Nõuda tema vastutuse all olevate materiaalsete väärtuste hoidmiseks vajalikke tingimusi.

4. Vastutus
4.1. Vastutab oma ametijuhendi piires tema poolt väljastatud dokumentide ja informatsiooni õigsuse eest, ametijuhendis toodud tööülesannete õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest.
4.2. Vastutab blankettide ja arvutiprogrammide kasutamise eest.

5. Kvalifikatsiooninõuded
5.1.  Vallasekretäril on nõutav juristi kvalifikatsioon või tunnistus vastavuse kohta vabariigi valitsuse poolt esitatud kutsenõuetele.
5.2 Ametialaselt vajalikud oskused:

5.2 1 juhtimisoskus - oskus planeerida, juhendada alluvate tööd ja juhtida nõupidamisi
5.2.2 keeleoskus - eesti keele oskus kõrgtasemel ja ühe võõrkeele oskus (soovitav inglise keel) suhtlemise tasandil,

5.3 Arvutioskus:

5.3.1 tekstitöötlusprogrammidega
5.3.2 rahvastikuregistri, kinnistusameti arvestuse programmidega
5.3.3 oskus töötada internetis
5.3.4 kiire trüki- ja kujundusoskus

5.4 Muud olulised oskused:

5.4.1 suhtlemis-, väljendus- ja kuulamisoskus, oskus säilitada rahu probleemsetes olukordades, oskus kuulata vestluspartnerit ning motiveerida oma seisukohti, ära kuulata kaastöötajaid ja vastuvõtule tulnud inimesi,
5.4.2 oskus esitada infot ja oma seisukohti selgelt nii suuliselt kui kirjalikult
5.4.3  hinnata situatsioone objektiivselt ning pakkuda välja võimalikke lahendusi tulenevalt seadusandlusest,
5.4.4 mõistma juriidilist teksti, teha kokkuvõtteid, üldistusi, selgitada juriidilisi termineid

5.5 isikuomadused: kohusetundlikkus, hea kohanemisvõime, tasakaalukus, ausus ja usaldusväärsus, täpsus ja stressitaluvus
 

 

 

6. Ametijuhendi muutmine
6.1 Käesolevat ametijuhendit võib muuta juhtudel, kui muudatuste aluseks on kehtivad õigusaktid
või vajadus ümber korraldada tööd vallavalitsuses. Enne ametiülesannete täitmisele asumist ja
pärast muudatuste sisseviimist kinnitab vallasekretär allkirjaga.
6.2 Ametijuhendit võib muuta ilma  vallasekretäri nõusolekuta, kui ümberkorralduste tulemusena ei muutu ametikoha eesmärk, põhifunktsioon (id), nõutav erialane  ettevalmistus, ei vähene ametniku palk ning oluliselt ei suurene ametiülesannete maht(ATS §59lg 1¹).
6.3 Ametijuhend vaadatakse läbi ja vajadusel muudetakse vähemalt üks kord aastas.